Учет закупок
и логистики

⏱ Время прочтения: ~25 мин

🎯 После прочтения вы поймёте: как устроена вкладка «Учёт закупок и логистики» — её структура и все блоки столбцов с описанием того, как с ними работать; как партии попадают в неё из «Плана поставок»; как работает фильтрация партий и связи с другими разделами сервиса. В конце раздела — пять типовых сценариев работы и особые случаи.

3.1. Обзор вкладки и общие принципы работы — Шаг 1 дорожной карты
3.2. Структура вкладки — все столбцы по блокам
3.3. Логика расчёта блока «Итоговая себестоимость по партиям»
3.4. Как новая партия попадает во вкладку
3.5. Корректировка размеров через панель управления
3.6. Фильтрация партий
3.7. Типовые операционные сценарии
3.8. Связи с другими разделами сервиса
Capinstock
3.1 Обзор вкладки и общие принципы работы
Вкладка «Учёт закупок и логистики» — операционная база сервиса CapinStock. В ней ведётся полный учёт всех партий товара: от размещения заявки у поставщика до полного закрытия (доставка + оплата товара + оплата логистики).

📖 Зачем нужна эта вкладка
Вкладка решает четыре ключевые задачи:
  • Единый учёт всех партий — текущих, в производстве, в доставке, доставленных и полностью закрытых
  • Учёт всех платежей по партиям — как за товар поставщику, так и за логистику (включая таможенные платежи)
  • Отслеживание плановых, скорректированных и фактических дат каждого этапа цепочки поставки
  • Автоматический расчёт фактической себестоимости закупки и логистики на единицу товара по факту закрытия партии
⚠️ Главное правило сохранения данных. При внесении любых новых данных во вкладку «Учёт закупок и логистики» необходимо в верхнем меню сервиса нажать кнопку «Обновить данные» → «Обновить учёт закупок и логистики». Без этого данные не сохранятся и не будут участвовать в расчётах сервиса по другим вкладкам.
🗓 Рекомендуемая регулярность работы
Рекомендуем заполнять эту вкладку операционно один раз в неделю — в один выбранный день недели менеджер вносит все изменения по партиям, которые произошли за прошедшую неделю: новые платежи, обновлённые даты, изменения статусов. При желании можно работать с вкладкой ежедневно — но для большинства сценариев достаточно недельного ритма.
При еженедельной работе с отчетом рекомендуем сначала начинать с заполнения данной вкладки, а потом переходить при необходимости к остальным
Capinstock
3.2 Структура вкладки — все столбцы по блокам
Вся таблица «Учёт закупок и логистики» делится на несколько логических блоков. Шапка таблицы — двухстрочная: верхняя строка содержит названия блоков, нижняя — названия столбцов.
В этом подразделе по каждому блоку описаны столбцы и сразу — как с ними работать.

📌 Левый закреплённый блок (5 столбцов)
Закреплён слева для удобства навигации по данным справа.
1. Номер партии
Внутренний номер партии, формируемый сервисом автоматически:
  • ВНД / N — для партий, внесённых при первичном внедрении (Ввод Начальных Данных)
  • ММ.ГГГГ / N — для партий, попавших в учёт через «План поставок» при операционной работе. Формат: месяц и год, когда по этой партии начинается размещение заявки на заказ, через слэш — порядковый номер. Нумерация сквозная — независимо от товара, постепенно по мере появления партий
2. Товар
Наименование товара согласно номенклатуре CapinStock.
3. Количество штук
Подтягивается автоматически:
  • При внесении первичных данных (ВНД) — указывается общее количество, которое ввёл пользователь через мастер «Ввод начальных данных»
  • При операционном ведении — данные по партиям попадают сюда автоматически из «Плана поставок» (по каждой рассчитанной партии)
4. Размеры / комплектации в партии
Два возможных статуса:
  • «Размеры все» — все размеры рассчитаны и сходятся по сумме с общим количеством партии
  • «Проверить размеры» — есть несостыковка между общим количеством и суммой по размерам, либо размеры ещё не внесены
Подробнее о работе с размерами и панели управления — см. статью 3.5.
5. Статус партии
Выбирается из выпадающего списка прямо в строке партии:
  • «Заявка» — формируется заявка, поставщик ещё не начал производство и не выкупил партию
  • «Производство» — партия в производстве
  • «Доставка» — партия отгружена от поставщика и едет в пути
  • «На таможне» — партия проходит таможенный контроль
  • «Груз доставлен» — партия уже на остатках на собственном складе или фулфилменте
Как работать со статусами
Статусы автоматически не меняются — пользователь меняет их вручную в зависимости от того, на каком этапе сейчас находится партия. Последовательность нормального цикла:
  • «Заявка» → «Производство» → «Доставка» → «На таможне» → «Груз доставлен»
Можно вернуть партию из любого статуса в более ранний (например, если статус был выставлен ошибочно). При этом:
  • Произойдёт пересчёт фактического блока «Итоговая себестоимость по партиям»
  • Будет откат по себестоимости логистики — расчёт перейдёт на более раннюю партию того же товара, которая была в статусе «Груз доставлен», и от неё уже будет считаться бюджет БДС

📦 Блок «Поставщик-производитель» (1 столбец)
Справочный блок — на расчёты не влияет. Указывается название производителя или поставщика.
💰 Блок «Итоговая себестоимость по партиям» (7 столбцов)
Полностью автоматический блок — заполнять его вручную не нужно. Выведен в левую часть таблицы для удобства изучения экономики каждой партии.
  • Итоговая стоимость товара партии в рублях — полная стоимость закупочной партии товара у поставщика, переведённая в рубли
  • Себестоимость закупки за одну единицу в рублях — пересчёт на одну единицу товара
  • Себестоимость закупки за одну единицу в у.е. — в валюте, в которой оплачивается товар поставщику
  • Стоимость логистики в рублях — совокупные расходы на логистику по партии («доставка под ключ»)
  • Себестоимость логистики на одну единицу в рублях — пересчёт общей стоимости доставки на одну единицу
  • Общая сумма на партию — суммарные расходы (закупка + доставка под ключ)
  • Цена за штуку итого в рублях — общая сумма на партию (закупка + доставка), пересчитанная на одну единицу
Детальная логика расчёта этого блока — см. 3.3.
💳 Блок «Оплата товара»
Платежи поставщику
По каждой партии можно внести до 5 платежей поставщику. По каждому платежу — две колонки: сумма и дата:
  • Первая часть оплаты за товар → Дата первого платежа за товар
  • Вторая часть оплаты за товар → Дата второго платежа
  • Третья часть оплаты за товар → Дата третьего платежа
  • Четвёртая часть оплаты за товар → Дата четвёртого платежа
  • Пятая часть оплаты за товар → Дата пятого платежа
Дата каждого платежа — это дата, когда деньги фактически ушли с расчётного счёта.
Параметры стоимости и валютного пересчёта
  • Стоимость партии в валюте оплаты — общая стоимость партии в условных единицах. Заполняется вручную, когда стоимость партии фактически согласована с поставщиком
Пример: партия согласована за 50 000 юаней — в этом столбце указывается 50 000.
  • Валюта оплаты партии — выбирается из выпадающего списка. На основании выбранной валюты сервис подгружает соответствующий биржевой курс к рублю
  • Биржевой курс — подтягивается автоматически по выбранной валюте
  • Корректировка от биржевого курса (%) — ставится вручную. Это разница между биржевым курсом и фактическим рыночным курсом, по которому пользователь платит поставщику (зависит от банка и условий оплаты)
Расчётный показатель и статус оплаты
  • Фактически оплаченный процент за партию от общей стоимости — считается автоматически. Берётся ориентировочная стоимость партии в валюте с пересчётом на рубли (введённая ранее) и пересчитывается по мере внесения фактических платежей
  • Статус оплаты поставщику за товар — два возможных статуса:
  • «Партия оплачена частично» — ставится, когда часть оплат уже произведена, но партия ещё не закрыта полностью
  • «Вся партия оплачена» — ставится, когда все оплаты по партии проведены
Как работать с оплатами товара
По мере того как вы оплачиваете партию поставщику:
1. В столбец «Первая часть оплаты за товар» внесите сумму в рублях, в столбец «Дата первого платежа за товар» — дату списания со счёта.
2. Убедитесь, что в столбце «Стоимость партии в валюте оплаты» указана полная согласованная стоимость партии, и выбрана соответствующая валюта.
3. По мере поступления следующих платежей заполняйте «Вторая часть оплаты», «Третья часть оплаты» и так далее с соответствующими датами.
4. Пока часть оплат проведена, но не все — статус «Партия оплачена частично». Когда все оплаты закрыты — поменяйте на «Вся партия оплачена».
Статус оплаты влияет на блок «Итоговая себестоимость по партиям» — определяет, использовать прогнозную (ориентировочную) или фактическую себестоимость закупки (см. 3.3).

🚛 Блок «Оплата логистики»
Первая часть оплаты за логистику
  • Оплата за логистику (первая часть) — любая оплата за логистику, которая не относится к категориям, описанным ниже
  • Дата оплаты первой части — дата первого платежа (когда деньги ушли с расчётного счёта)
Таможенные платежи и сопутствующие расходы
  • НДС входящий (в рублях) — фактическая оплата по входящему НДС
  • Таможенные пошлины и сборы (в рублях)
  • Штрафы и доплаты — если возникают именно в связи с доставкой
  • Обеспечительный платёж таможни — оплаты, которые идут в счёт обеспечения за таможню
  • Таможенный брокер — оплата самому таможенному брокеру
  • Расход СВХ — оплата за склад временного хранения при таможне
  • Дата оплаты таможенных платежей — дата первого платежа из всех таможенных, когда деньги ушли с расчётного счёта
Доставка до собственного склада и прочие расходы
  • Оплата последней мили до нашего склада — оплаты доставки, которая идёт уже до собственного склада
  • Прочие оплаты за логистику — любые другие оплаты, не вошедшие в указанные категории
  • Дата оплаты последней мили и прочих расходов на логистику — дата, когда деньги ушли с расчётного счёта по этим категориям
Ориентировочная стоимость логистики
  • Ориентировочная стоимость логистики из калькулятора — данные подтягиваются автоматически из «Калькулятора логистики» (доступно с тарифа «Базовый» и выше)
  • Ориентировочная стоимость логистики (ручная) — аналогичный столбец, но данные вносятся вручную. Используется, если пользователь не использует калькулятор логистики
Статус оплаты логистики
  • «Доставка оплачена частично» — пока не все платежи за логистику оплачены
  • «Вся доставка оплачена» — когда все платежи по логистике закрыты
Как работать с оплатами логистики
Принцип тот же, что и при работе с оплатами товара:
1. По мере поступления платежей за логистику заполняйте соответствующие столбцы — суммы и даты.
2. По таможенным платежам в дату ставится дата первого платежа из всех таможенных, по последней миле и прочим — дата соответствующего платежа.
3. Пока часть оплат проведена — статус «Доставка оплачена частично». Когда все оплаты по логистике закрыты — поменяйте на «Вся доставка оплачена».

ℹ️ Особый случай. Если растаможивание груза не требуется (например, партия привозится по России), эта информация носит справочный характер. Столбцы таможенных платежей можно оставлять пустыми. Используйте следующие столбцы для внесения логистических расходов:
• Оплата за логистику (первая часть) 
• Дата оплаты первой части
• Оплата последней мили до нашего склада
• Прочие оплаты за логистику
• Дата оплаты последней мили и прочих расходов на логистику
Стоимость доставки по партии будет корректно рассчитана по этим столбцам.

📅 Блок «Даты закупок и поставок в цепочке поставок»
Этот блок содержит плановые, скорректированные и фактические даты ключевых этапов цепочки поставки.
1. Плановая дата начала производства
Рассчитывается полностью автоматически на основе данных, введённых во вкладке «Цикл поставки» в блоках «Цикл размещения заказа партии товара» и «Цикл производства».
2. Фактическая дата заказа / размещения у производителя
Заполняется вручную. Указывается рядом с плановой для сравнения. Отражает реальную дату, когда производитель фактически начал производство данной партии.
3. Плановая дата отгрузки от производителя
Рассчитывается автоматически на основе данных вкладки «Цикл поставки», блок «Цикл производства партии товара».
4. Скорректированная дата отгрузки от производителя
Заполняется вручную в одном конкретном случае: плановая дата отгрузки уже прошла, но фактическая отгрузка ещё не произошла, и поставить «Фактическую дату отгрузки» пока нельзя.
В этом столбце указывается новая прогнозная дата, которую сообщает поставщик или производитель. Эта дата может обновляться неограниченное количество раз, если задержки повторяются.
Главные правила скорректированной даты:
  • Если плановая дата отгрузки уже прошла — обязательно указать скорректированную дату, и она должна быть не раньше сегодняшнего дня
  • Пока нет фактической даты отгрузки — плановая или скорректированная дата отгрузки должна быть позже текущей даты
5. Фактическая дата отгрузки от производителя
Заполняется вручную. Ставится дата, когда производитель или поставщик фактически отгрузил товар.
6. Плановая дата доставки на наш склад
Рассчитывается автоматически на основе данных вкладки «Цикл поставки», блок «Цикл доставки до собственного склада».
7. Скорректированная дата доставки на наш склад
Заполняется вручную по тем же правилам, что и «Скорректированная дата отгрузки от производителя», но применительно к доставке на собственный склад:
  • Используется, когда плановая дата доставки уже прошла, но фактическая доставка ещё не произошла
  • Указывается новая прогнозная дата от логистической компании или поставщика
  • Может обновляться неограниченное количество раз
  • Должна быть не раньше сегодняшнего дня и позже текущей даты, пока нет фактической даты
8. Фактическая дата доставки на наш склад (МСК)
Заполняется вручную. Ставится дата фактического поступления товара на собственный склад.
Как работать с датами
По каждой партии хранятся три типа дат:
  • Плановые — рассчитываются автоматически из «Цикла поставки». Пользователь не редактирует
  • Скорректированные — заполняются вручную только когда плановая дата уже прошла, а фактическая ещё не наступила. Указывается новая прогнозная дата. Можно обновлять неограниченное число раз
  • Фактические — заполняются вручную по факту наступления события. После заполнения фактической даты доставки автоматически рассчитываются столбцы блока «Сроки цепочек поставок (факт)»

📇 Блок «Информация по поставщикам и транспортным компаниям»
Справочный блок — на расчёты сервиса не влияет, используется как база ведения закупок и логистики. Каждая партия заполняется при желании.
  • Контакты поставщика
  • Комментарий к заказу
  • Менеджер, сопровождающий поставку (внутренний менеджер компании)
  • Тип доставки (справочно: например, «белая» доставка или альтернативные типы)
  • Логистическая компания (наименование транспортной компании)
  • Контакты менеджера логистической компании
  • Трек-номер поставки
  • Способ доставки (авто, авиа, ж/д, авто + ж/д и другие)
⏱ Блок «Сроки цепочек поставок» (3 столбца, автоматические)
Заполняется полностью автоматически на основе фактических дат, проставленных в блоке «Даты закупок и доставок».
  • Количество дней производства (факт) — от фактической даты начала производства до фактической даты отгрузки от производителя
  • Количество дней логистики (факт) — от фактической даты отгрузки до фактической даты доставки на собственный склад или фулфилмент
  • Общий срок цепочки поставки (факт) — совокупное время от размещения заявки до фактического поступления товара на собственный склад
Если фактические даты не указаны — в этих столбцах стоит прочерк или 0.

📋 Блок «Прочая информация по грузу»
Справочный блок. Заполняется при желании.
  • Вес
  • Количество мест
  • Объём груза (в м³)
  • Штук в упаковке (если партия разбита по отдельным упаковкам)
  • Общий вес нетто / итого
Capinstock
3.3 Логика расчёта блока «Итоговая себестоимость по партиям»
Это ключевая методология блока. Расчёт ведётся по-разному в зависимости от статусов партии и оплат. Сервис автоматически выбирает один из двух сценариев.

📍 Сценарий 1. Партия в работе — расчёт по прогнозу (ориентировочной стоимости)
Условие срабатывания одновременно:
  • Статус партии — один из: «Заявка», «Производство», «Доставка», «На таможне»
  • Статус оплаты поставщику = «Партия оплачена частично»
  • Статус оплаты логистики = «Доставка оплачена частично»
Расчёт закупочной стоимости в этом сценарии
Сервис берёт стоимость партии в валюте оплаты (из соответствующего столбца) и пересчитывает её в рубли:
  • Через биржевой курс — подтягивается автоматически из биржевых данных по выбранной валюте
  • Через корректировку от биржевого курса (%) — указывается вручную и отражает разницу между биржевым курсом и фактическим рыночным курсом оплаты поставщику
На основании этого получается ориентировочная закупочная стоимость партии в рублях, которая попадает в блок «Итоговая себестоимость по партиям».
Расчёт стоимости логистики в этом сценарии
Берётся из столбца «Ориентировочная стоимость логистики» — в зависимости от тарифа пользователя:
  • Тариф «Стартовый» — стоимость берётся только из столбца «Ориентировочная стоимость логистики (ручная)»
  • Тариф «Базовый» и выше (с открытым функционалом Калькулятора логистики) — данные подгружаются напрямую из калькулятора в столбец «Ориентировочная стоимость логистики из калькулятора». Если по товару загружены данные с калькулятора — в расчёт идут именно они. Если проставлена ручная стоимость (несмотря на наличие данных с калькулятора) — будет браться ручная

📍 Сценарий 2. Партия полностью закрыта — расчёт по факту
Условие срабатывания одновременно (3 условия):
  • Статус партии = «Груз доставлен»
  • Статус оплаты поставщику = «Вся партия оплачена»
  • Статус оплаты логистики = «Вся доставка оплачена»
В этом случае в блок «Итоговая себестоимость по партиям» попадают фактические данные — реальные суммы оплат за закупку и логистику.

🎯 Резюме разницы между прогнозной и фактической себестоимостью
  • Прогнозная (ориентировочная) — пока партия в работе. Закупка считается через биржевой курс + корректировку, логистика — через ориентировочную стоимость (ручную или из калькулятора)
  • Фактическая — когда выполнены все 3 условия закрытия партии. В расчёт идут реальные суммы оплат

⚠️ Если пользователь вернёт партию из статуса «Груз доставлен» в более ранний статус (например, после ошибочного выставления статуса), произойдёт пересчёт фактического блока «Итоговая себестоимость по партиям»: расчёт по этой партии перестанет идти по факту и снова перейдёт на прогноз. Также произойдёт откат по себестоимости логистики — расчёт перейдёт на более раннюю партию того же товара, которая была в статусе «Груз доставлен».
Capinstock
3.4 Как новая партия попадает во вкладку
В операционной работе есть два способа, как новая партия попадает в учёт закупок и логистики.

Способ 1. Автоматически — через авторасчёт «Плана поставок»
Партии, рассчитанные сервисом автоматически в «Плане поставок», попадают в учёт закупок и логистики автоматом. По таким партиям:
  • Присваивается номер партии в формате ММ.ГГГГ / N
  • Сразу рассчитано общее количество в штуках
  • Размеры (3-й уровень) распределены автоматически

Способ 2. Ручное внесение партии через «План поставок»
Если пользователь решает внести партию в «План поставок» вручную (помимо авторасчёта), правильная последовательность действий следующая:
1. Внесите данные по партии вручную во вкладке «План поставок» (подробнее — в Разделе 4 «План поставок (Закупок)»).
2. В верхнем меню нажмите кнопку «Обновить данные» → «Обновить план поставок».
3. После обновления партия автоматически попадёт во вкладку «Учёт закупок и логистики».
4. Внесите любую информацию по этой партии непосредственно во вкладке «Учёт закупок и логистики» — например, статус, контакты поставщика, первый платёж и т.п.
5. После этого можно нажимать кнопку «Авторасчёт поставок» — эта вручную внесённая партия больше не сотрётся из учёта.
⚠️ Критически важно соблюдать эту последовательность. Если нажать «Авторасчёт поставок» до того, как по вручную внесённой партии будет внесена какая-либо информация в учёт закупок и логистики - ручная партия сотрётся.

Что происходит дальше с новой партией
После того как партия попала во вкладку «Учёт закупок и логистики», менеджер по этой партии принимает решение:
  • Берёт партию в работу — меняет статус с пустого на «Заявка», проверяет размеры, при необходимости корректирует через панель управления (см. 3.5), выгружает партию для поставщика и работает с ней дальше операционно
  • Не берёт партию в работу — не проставляет никаких данных. При следующем обновлении плана поставок такая партия удалится автоматически и в учёте закупок и логистики её больше не будет
Тот же принцип работает и для ручных корректировок в «Плане поставок»: если пользователь решает создать ещё одну партию вручную или скорректировать существующий авторасчёт, после нажатия «Обновить план поставок» эта партия автоматически попадёт в учёт. Дальше менеджер ведёт её операционно: заполняет столбцы оплат, ставит фактические даты, меняет статусы.
Capinstock
3.5 Корректировка размеров через панель управления
Размеры по партии можно скорректировать в любой момент — как для ВНД-партий первичного внедрения, так и для партий, рассчитанных автоматически через «План поставок» или внесённых вручную.

🔄 Как открыть панель управления размерами
1. В верхнем меню сервиса нажмите кнопку «Обновить данные».
2. В раскрывшемся меню выберите пункт «Внести размеры в партиях».
3. Откроется панель управления справа поверх таблицы. Сама вкладка «Учёт закупок и логистики» при этом остаётся видна большей частью — с ней можно продолжать работать и параллельно редактировать другие данные.

🔍 Структура панели управления
  • Поисковая строка в верхней части — поиск по наименованию товара, по артикулу или по номеру партии
  • Список партий ниже — все партии с цветовой индикацией
🚦 Цветовая индикация партий в панели
  • 🟢 Зелёный — все размеры в партии рассчитаны корректно: общее количество = сумма по размерам
  • 🔴 Красный — есть несостыковка между общим количеством и суммой по размерам, либо размеры ещё не внесены
Даже если статус «Размеры все» и они автоматически рассчитаны корректно, вы можете в любой момент скорректировать размеры вручную через эту же панель.

✏️ Редактирование размеров
При открытии конкретной партии справа отображается столбец размеров с количеством по каждому. Здесь вы можете:
  • Скорректировать количество по любому размеру — изменив значение в ячейке
  • Удалить размер из партии — нажав крестик ❌ на строке нужного размера
  • Поменять один размер на другой — нажав на стрелку вниз в ячейке размера с правой стороны и выбрав другой размер из списка
Под списком размеров отображается нижняя строка-индикатор:
  • 🟢 Зелёный фон + галочка ✔ — общее количество товара совпадает с суммой по размерам
  • 🔴 Красный фон — не совпадает: нужно скорректировать
💾 Сохранение и выгрузка
После корректировки размеров нажмите кнопку «Сохранить» в панели управления — изменения зафиксируются в учёте.
Слева в панели также есть две кнопки для выгрузки партии (например, чтобы отправить поставщику или передать другим специалистам):
  • «Печать» — для распечатки таблицы партии
  • «Выгрузить таблицу» — сохранение таблицы партии в PDF или Excel
Capinstock
3.6 Фильтрация партий
Чтобы не искать нужную партию по всей таблице, в верхней панели сервиса есть кнопка «Фильтр», которая работает в контексте текущей вкладки.

🔍 Как открыть фильтр
В верхнем меню сервиса нажмите кнопку «Фильтр» — справа от таблицы откроется панель фильтрации.
📋 Верхняя часть фильтра — основные критерии
  • По названию товара — выбор из списка номенклатуры
  • По номеру партии — поиск по конкретному номеру (ВНД / N или ММ.ГГГГ / N)
  • По статусам партии — можно выбрать несколько: «Заявка», «Производство», «Доставка», «На таможне», «Груз доставлен»
📅 Блок фильтра «Когда сделать заявку»
Отдельный блок фильтра по срочности размещения заказа. Полезен, чтобы быстро видеть, по каким партиям нужно заняться размещением заказа уже сейчас:
  • На этой неделе нужно размещать заказ
  • На следующей неделе нужно размещать заказ
  • В течение ближайших 30 дней
☑️ Нижняя часть фильтра — детализация по товарам
На основании выбранных в верхней части критериев в нижней части фильтра отображается список всех подошедших партий. Здесь можно дополнительно отметить конкретные товары — один или несколько — через чек-боксы (квадратики с галочкой) рядом с каждым товаром.
✅ Применение фильтра
После выбора всех нужных критериев нажмите кнопку «Обновить» в панели фильтра — таблица отобразит только те партии, которые соответствуют выбранным условиям.
📂 Просмотр закрытых партий
Отдельной вкладки «Архив партий» в сервисе нет. Все партии (включая полностью закрытые по 3 условиям) остаются в той же таблице для сохранности данных.
Чтобы посмотреть только закрытые партии, в блоке статусов фильтра выберите только «Груз доставлен» — таблица отобразит все доставленные партии.
Capinstock
3.7 Типовые операционные сценарии
Ниже — пошаговые сценарии типовых операционных действий. Если вы только начинаете работать с вкладкой, идите по сценариям А, Б, В, Г — это покрывает 80% операционной работы.
Сценарий А. Я разместил новую заявку у поставщика — как отразить в учёте
Партия уже попала в учёт через «План поставок» (автоматически или вручную) — см. статью 3.4. Дальше:
1. Откройте панель управления размерами («Обновить данные» → «Внести размеры в партиях»), найдите вашу партию через поиск, проверьте размеры. При необходимости скорректируйте фактические размеры заказа.
2. При необходимости передать партию поставщику — нажмите «Выгрузить таблицу» в панели управления и сохраните в PDF или Excel. Отправьте файл поставщику.
3. В столбце «Статус партии» поменяйте статус на «Заявка».
4. При желании заполните справочный блок «Информация по поставщикам и транспортным компаниям» — контакты поставщика, тип доставки, менеджер.
Сценарий Б. Поставщик прислал инвойс — плачу первый аванс
1. В блоке «Оплата товара» в столбец «Первая часть оплаты за товар» внесите сумму в рублях.
2. В столбец «Дата первого платежа за товар» поставьте дату, когда деньги ушли с расчётного счёта.
3. Убедитесь, что в столбце «Стоимость партии в валюте оплаты» указана полная стоимость партии в валюте, согласованная с поставщиком, и выбрана соответствующая валюта.
4. Когда поставщик подтверждает старт производства — поменяйте статус партии с «Заявка» на «Производство».
Статус оплаты в блоке «Оплата товара» в этот момент стоит «Партия оплачена частично» — это правильно, оставляем его до момента полной оплаты.

Сценарий В. Поставщик задерживает отгрузку — как корректно отразить новые даты
В блоке «Даты закупок и доставок в цепочке поставок» внесите новую дату в столбец «Скорректированная дата отгрузки от производителя». Этого достаточно — сервис учтёт новую дату во всех связанных расчётах.
Если задержки повторяются, столбец можно обновлять неограниченное количество раз — каждый раз ставьте актуальную прогнозную дату от поставщика.

Сценарий Г. Груз пришёл на склад — как закрыть партию
1. В блоке «Даты закупок и доставок» в столбец «Фактическая дата доставки на наш склад (МСК)» поставьте дату фактического поступления товара на собственный склад.
2. Проверьте статусы оплат — все ли платежи закрыты или ещё остались. Если остались — внесите оставшиеся платежи и при их полной выплате переведите статусы в «Вся партия оплачена» и «Вся доставка оплачена».
3. В столбце «Статус партии» поменяйте статус на «Груз доставлен».
⚠️ Партия считается полностью закрытой только при выполнении всех трёх условий одновременно: «Груз доставлен» + «Вся партия оплачена» + «Вся доставка оплачена».

Сценарий Д. По факту привезли не 200 шт. размера S, а 187
В этом сценарии в учёте закупок и логистики ничего отдельно делать не нужно. Когда ваш склад или фулфилмент проведёт приёмку и отразит фактические остатки в вашей учётной системе (МойСклад или ручной учёт), сервис CapinStock автоматически подтянет эти остатки.
Если вы вносите остатки в CapinStock вручную, укажите эти остатки в сервисе на конец недели (на понедельник) — все расчёты автоматически учтут фактическое количество.

⚠️ Особые случаи
Отмена партии (поставщик отказался, сделка сорвалась)
Здесь у вас есть выбор в зависимости от того, как вы хотите учитывать историю несостоявшейся партии:
  • Если по партии уже были произведены платежи и вы хотите оставить их в учёте — сохраните партию как есть. Платежи останутся в фактических расходах, но не будут попадать в стоимость замороженного актива в этом товаре, так как фактически товар не получен
  • Если хотите полностью убрать партию из учёта и не учитывать платежи в стоимости замороженного актива и расчёте GMROI — удалите данные платежей и поставьте статус партии пустым. При следующем обновлении плана поставок партия удалится из таблицы учёта закупок и логистики
Несколько поставок одной партии (поставщик отгружает не одной отправкой, а двумя)
Если поставщик разбивает одну партию на несколько отправок (например, разные размеры в разное время), вам нужно разбить её на отдельные партии в «Плане поставок»:
1. Перейдите во вкладку «План поставок» и вручную разбейте партию на нужное количество отдельных партий — например, две вместо одной. Укажите в каждой партии своё фактическое количество отгрузок.
2. Нажмите в верхнем меню «Обновить данные» → «Обновить план поставок».
3. Партии автоматически разобьются в учёте закупок и логистики на две отдельные строки.
4. По каждой партии через панель управления размерами скорректируйте фактические размеры в каждой отправке.
5. Платежи за товар и логистику вносите по каждой партии отдельно — так как фактическая стоимость логистики на каждую отправку будет разной.

Capinstock
3.8 Связи с другими разделами сервиса
Вкладка «Учёт закупок и логистики» — операционный центр сервиса. Её данные напрямую влияют на расчёты в других вкладках.

🔗 Связь со «Схемами оплаты» (статья 2.7)
Когда партия закрывается (3 условия выполнены), фактическая себестоимость закупки и логистики на одну единицу автоматически попадает в «Схемы оплаты» и становится новой базой расчётов по этому товару. Это работает в рамках единой логики приоритетности данных по себестоимости: сервис всегда ориентируется на самые свежие по дате данные.

🔗 Связь с «БДС / Платёжным календарём» (Раздел 5)
Все фактические платежи, внесённые в учёте закупок и логистики, автоматически попадают в БДС как фактические оплаты по соответствующим строкам и товарам. В БДС вы можете:
  • Сравнить плановые оплаты (количество и даты по графику) с фактическими
  • Анализировать кассовый поток и точность планирования
  • После закрытия партии — увидеть пересчитанный прогноз будущих оплат на основе новой фактической себестоимости

🔗 Связь с «Прогнозным GMROI» (Раздел 6)
Когда вы нажимаете в верхнем меню «Обновить данные» → «Обновить расчёт GMROI», все данные из учёта закупок и логистики автоматически обновляются в расчёте прогнозной доходности.
Когда партия закрывается и появляется обновлённая себестоимость:
  • Она автоматически попадает в «Схемы оплаты» как новая база
  • Идёт в БДС, который пересчитывает прогноз будущих оплат
  • Влияет на Прогнозный GMROI — так как GMROI считается на базе автоматически рассчитанного БДС, новый бюджет = новое значение GMROI по среднему замороженному активу

🔗 Связь с «Планом поставок (Закупок)» (Раздел 4)
Через «План поставок» партии попадают в учёт закупок и логистики двумя способами (см. 3.4):

🔗 Связь с «Калькулятором логистики» (Раздел 7)
Расчёты из калькулятора логистики передаются в учёт закупок и логистики в столбец «Ориентировочная стоимость логистики из калькулятора» в блоке «Оплата логистики». При работе с тарифом «Базовый» и выше эта подгруженная стоимость будет автоматически использоваться в расчёте блока «Итоговая себестоимость по партиям» (см. 3.3).
Связанные статьи
Раздел 2 - «Настройка системы и интеграции»
Раздел 4 - «План поставок (закупок)»
Словарь терминов
Не нашли ответ?
Made on
Tilda