Раздел «Учёт закупок и логистики» — операционная база сервиса CapinStock. В ней ведётся полный учёт всех партий товара: от размещения заявки у поставщика до полного закрытия (доставка + оплата товара + оплата логистики).

📖 Зачем нужна этот раздел
Раздел решает четыре ключевые задачи:

• Единый учёт всех партий — текущих, в производстве, в доставке, доставленных и полностью закрытых
• Учёт всех платежей по партиям — как за товар поставщику, так и за логистику (включая таможенные платежи)
• Отслеживание плановых, скорректированных и фактических дат каждого этапа цепочки поставки
• Автоматический расчёт фактической себестоимости закупки и логистики на единицу товара по факту закрытия партии

⚠️ Главное правило сохранения данных. При внесении любых новых данных в раздел «Учёт закупок и логистики» сохранять их отдельно не нужно — сервис сохраняет данные автоматически и сразу учитывает их в расчётах сервиса по другим разделам.

🗓 Рекомендуемая регулярность работы
Рекомендуем заполнять этот раздел операционно один раз в неделю — в один выбранный день недели менеджер вносит все изменения по партиям, которые произошли за прошедшую неделю: новые платежи, обновлённые даты, изменения статусов. При желании можно работать с разделом ежедневно — но для большинства сценариев достаточно недельного ритма.
При еженедельной работе с отчетом рекомендуем сначала начинать с заполнения данного раздела, а потом переходить при необходимости к остальным

Раздел устроен как дерево «Товар → Партии». В свёрнутом виде каждая строка — это товар: фото, наименование и прикреплённые артикулы, а справа — «Кол-во, шт» (сколько всего заказывалось по товару за всю историю) и «Кол-во партий». Нажмите на треугольник ▶ слева от товара — раскроется список его партий.

Каждая партия в строке показывает: номер партии, плашку ВНД (если партия внесена при старте — «ввод начальных данных»), дату заявки, статус-пилюлю, количество штук, а также значки ⭳ (скачать партию) и 🗑 (удалить).

Номер партии сервис присваивает автоматически: ВНД / N — для партий, внесённых при первичном внедрении; ММ.ГГГГ / N — для партий, попавших в учёт из «Плана поставок».

Чтобы увидеть все данные по партии — состав, оплаты, даты, поставщика — нажмите на строку партии: раскроется карточка партии из пяти блоков.

① Блок «Состав партии»
Показывает размеры и комплектацию партии. Здесь можно рассчитать размеры автоматически (по доле продаж каждого размера) или задать вручную, изменить количество по любому размеру, добавить или убрать размер. Статус состава: «Размеры все» — сумма по размерам сходится с общим количеством партии; «Проверить размеры» — есть несостыковка либо размеры ещё не внесены. Подробнее о работе с размерами — в подразделе 3.5.

Статус партии
Статус выбирается прямо в строке партии — откройте партию и меняйте его по мере движения по цепочке поставки:

• «Заявка» — заявка сформирована, поставщик ещё не начал производство;
• «Производство» — партия в производстве;
• «Доставка» — партия отгружена от поставщика и едет в пути;
• «На таможне» — партия проходит таможенный контроль;
• «Груз доставлен» — партия уже на остатках на вашем складе или фулфилменте.

Обычная последовательность: «Заявка» → «Производство» → «Доставка» → «На таможне» → «Груз доставлен». Статусы меняются вручную. Партию можно вернуть в более ранний статус (например, если он выставлен ошибочно) — при этом сервис пересчитает фактическую себестоимость партии.

Как работать со статусами
Статусы автоматически не меняются — пользователь меняет их вручную в зависимости от того, на каком этапе сейчас находится партия. Последовательность нормального цикла:

• «Заявка» → «Производство» → «Доставка» → «На таможне» → «Груз доставлен»

Можно вернуть партию из любого статуса в более ранний (например, если статус был выставлен ошибочно). При этом:

• Произойдёт пересчёт фактического блока «Итоговая себестоимость по партиям»
• Будет откат по себестоимости логистики — расчёт перейдёт на более раннюю партию того же товара, которая была в статусе «Груз доставлен», и от неё уже будет считаться бюджет БДС

📦 Блок «Поставщик-производитель» (1 столбец)
Справочный блок — на расчёты не влияет. Указывается название производителя или поставщика.

② Блок «Оплата за товар»
Здесь ведутся все платежи поставщику и считается закупочная себестоимость партии.

• Платежи поставщику — по партии можно внести несколько платежей, у каждого своя сумма и дата (дата — когда деньги фактически ушли со счёта).
• Стоимость и валюта — общая стоимость партии в валюте оплаты; по выбранной валюте сервис подтягивает биржевой курс и пересчитывает в рубли, можно задать корректировку к курсу.
• Статус оплаты — «Оплачена частично», пока закрыты не все платежи, и «Вся партия оплачена», когда оплата завершена; сервис показывает, какой процент партии уже оплачен.
• Таможня и сопутствующие расходы — НДС входящий, пошлины и сборы, таможенный брокер, склад временного хранения (СВХ), доставка последней мили до вашего склада.

Итоговая себестоимость закупки — на партию и на единицу, в рублях и в валюте — считается автоматически.

③ Блок «Оплата за логистику»
Здесь ведутся плановые и фактические расходы на доставку партии «под ключ».

• Плановая стоимость логистики берётся из выбранного источника: Схема оплаты (по типу себестоимости логистики), Вручную (вносите плановую стоимость сами), Из калькулятора (сохранённый расчёт из «Калькулятора логистики») или Авто по последней партии (себестоимость единицы по последней полностью закрытой партии). Выбранный план сразу идёт в бюджет и в платёжный календарь.
• Фактические платежи за логистику вносятся по мере оплаты — суммами и датами.
• Статус — «Доставка оплачена частично» и «Вся доставка оплачена».

④ Блок «Даты цепочки поставки»
По каждой партии хранятся три типа дат:

• Плановые — рассчитываются автоматически из раздела «Цикл поставки». Вносить не нужно.
• Скорректированные — вносятся вручную, когда плановая дата уже прошла, а событие ещё не произошло (например, поставщик перенёс отгрузку). Указывается новая прогнозная дата — сервис пересчитает по ней все связанные цепочки, план закупок и бюджеты. Обновлять можно сколько угодно раз.
• Фактические — вносятся по факту наступления события. По фактическим датам сервис автоматически считает сроки цепочки поставки: дни производства, дни логистики, общий срок.

⑤ Блок «Поставщик · транспорт · прочее по грузу»
Справочный блок — заполняется по желанию. Здесь указывают поставщика (тип, контакт, менеджера), транспортную компанию и способ доставки, трек-номер, а также параметры груза (вес, число мест, объём). Эти данные удобно использовать при формировании пак-листов и инвойсов и в работе с логистами.

Это ключевая методология блока. Расчёт ведётся по-разному в зависимости от статусов партии и оплат. Сервис автоматически выбирает один из двух сценариев.

📍 Сценарий 1. Партия в работе — расчёт по прогнозу (ориентировочной стоимости)
Условие срабатывания одновременно:

• Статус партии — один из: «Заявка», «Производство», «Доставка», «На таможне»
• Статус оплаты поставщику = «Партия оплачена частично»
• Статус оплаты логистики = «Доставка оплачена частично»

Расчёт закупочной стоимости в этом сценарии
Сервис берёт стоимость партии в валюте оплаты (из соответствующего столбца) и пересчитывает её в рубли:

• Через биржевой курс — подтягивается автоматически из биржевых данных по выбранной валюте
• Через корректировку от биржевого курса (%) — указывается вручную и отражает разницу между биржевым курсом и фактическим рыночным курсом оплаты поставщику

На основании этого получается ориентировочная закупочная стоимость партии в рублях, которая попадает в блок «Итоговая себестоимость по партиям».
Расчёт стоимости логистики в этом сценарии
Берётся из столбца «Ориентировочная стоимость логистики» — в зависимости от тарифа пользователя:

• Тариф «Стартовый» — стоимость берётся только из столбца «Ориентировочная стоимость логистики (ручная)»
• Тариф «Базовый» и выше (с открытым функционалом Калькулятора логистики) — данные подгружаются напрямую из калькулятора в столбец «Ориентировочная стоимость логистики из калькулятора». Если по товару загружены данные с калькулятора — в расчёт идут именно они. Если проставлена ручная стоимость (несмотря на наличие данных с калькулятора) — будет браться ручная

📍 Сценарий 2. Партия полностью закрыта — расчёт по факту
Условие срабатывания одновременно (3 условия):

• Статус партии = «Груз доставлен»
• Статус оплаты поставщику = «Вся партия оплачена»
• Статус оплаты логистики = «Вся доставка оплачена»

В этом случае в блок «Итоговая себестоимость по партиям» попадают фактические данные — реальные суммы оплат за закупку и логистику.

🎯 Резюме разницы между прогнозной и фактической себестоимостью

• Прогнозная (ориентировочная) — пока партия в работе. Закупка считается через биржевой курс + корректировку, логистика — через ориентировочную стоимость (ручную или из калькулятора)
• Фактическая — когда выполнены все 3 условия закрытия партии. В расчёт идут реальные суммы оплат

⚠️ Если пользователь вернёт партию из статуса «Груз доставлен» в более ранний статус (например, после ошибочного выставления статуса), произойдёт пересчёт фактического блока «Итоговая себестоимость по партиям»: расчёт по этой партии перестанет идти по факту и снова перейдёт на прогноз. Также произойдёт откат по себестоимости логистики — расчёт перейдёт на более раннюю партию того же товара, которая была в статусе «Груз доставлен».

В операционной работе есть два способа, как новая партия попадает в раздел «Учёт закупок и логистики».

Способ 1. Автоматически — из «Плана поставок».
Партии, которые сервис рассчитал в разделе «План поставок», попадают в учёт закупок и логистики автоматически. По такой партии сразу присвоен номер в формате ММ.ГГГГ / N, рассчитано общее количество в штуках и распределены размеры (3-й уровень детализации).

Способ 2. Вручную — кнопкой «Добавить партии».
Кнопкой «Добавить партии» в верхней панели переносят незакрытые партии. Кнопка доступна не только при старте работы с сервисом — добавить партию через неё можно в любой момент, когда это нужно. Это партии, которые находятся в одном из трёх состояний:

• сейчас в производстве — товара ещё нет на ваших складских остатках;
• сейчас в доставке на ваш склад или фулфилмент;
• уже на складе, но по партии не закрыты все оплаты — есть задолженность поставщику или логистической компании.

Рядом с кнопкой есть знак «?» — подсказка, какие партии нужно переносить. Партии, которые уже на складе и по которым все оплаты закрыты, переносить не нужно: они уже автоматически учтены сервисом как товарные остатки.

Как заполнить незакрытую партию. Нажмите «Добавить партии», в открывшемся окне выберите товар и последовательно внесите данные по партии:

• Количество штук в партии;
• Размеры — рассчитать автоматически (по доле продаж каждого размера) или указать вручную; сервис подсказывает остаток и предупреждает, если сумма по размерам не сходится с общим количеством;
• Статус партии и даты (фактическое начало производства, плановая дата доставки на склад);
• Стоимость партии — отдельно за товар и за логистику, в рублях или в валюте (по валюте сервис подтягивает биржевой курс);
• Оплаты — статус и внесённые платежи за товар и за логистику (если оплат ещё не было, можно поставить 0).

После заполнения нажмите «Сохранить» — партия появится в разделе с плашкой ВНД (ввод начальных данных). Такая партия закреплена в учёте и не удаляется при автоматических пересчётах.

Обратите внимание: вручную партии заводятся только здесь, в разделе «Учёт закупок и логистики». В авторасчёт «Плана поставок» партии вручную добавить нельзя.

Размеры и комплектацию партии можно задать и скорректировать в любой момент — как у партий с плашкой ВНД (внесённых при старте), так и у партий, рассчитанных автоматически через «План поставок».

Где это делается:

• при создании незакрытой партии — в окне «Добавить партии» (рассчитать автоматически или указать вручную);
• у уже заведённой партии — раскройте строку партии и откройте блок «Состав партии». Здесь видно количество по каждому размеру, можно изменить значение, добавить размер или убрать лишний.

Отдельной «панели управления размерами» в сервисе нет — всё редактируется прямо в составе партии.

Как сервис подсказывает по размерам. Партия помечается статусом состава:

• «Размеры все» — все размеры внесены и их сумма сходится с общим количеством партии;
• «Проверить размеры» — сумма по размерам не сходится с общим количеством либо размеры ещё не внесены.

При вводе размеров вручную сервис показывает текущий остаток и предупреждает, если вы указали больше, чем есть в партии. Скорректировать размеры можно в любой момент — например, если поставщик прислал пересорт или недосорт: откройте «Состав партии» и внесите фактические количества.

После правки размеры сохраняются в партии автоматически. Если партию нужно передать поставщику или коллегам — скачайте её значком ⭳ в строке партии (Excel, CSV или PDF).

В верхней панели раздела собраны инструменты для работы со списком партий. Номера соответствуют разметке на скриншоте выше:

• 1. Шаг назад — откатить последние внесённые изменения; на кнопке показано, сколько шагов можно отменить.
• 2. Поиск — по номеру партии, товарному артикулу, цвету, бренду или любому ключевому слову.
• 3. Фильтр — отобрать партии по бренду, цвету и статусу (см. ниже).
• 4. «По артикулу» / «по № партии» — два вида дерева. «По артикулу» — база строится по товарным артикулам: раскрывая артикул, вы видите его партии. «По № партии» — список партий по порядковому номеру; раскрывая партию, вы видите её карточку из пяти блоков. Переключаться можно в любой момент.
• 5. Только в работе — тумблер: оставляет партии на стадии заявки, производства, логистики или доставленные, но ещё не оплаченные полностью.
• 6. Экспорт — скачать раздел в Excel, CSV или PDF.
• 7. Добавить партии — внести незакрытые партии (см. 3.4). Кнопка доступна в любой момент, а не только при старте работы с сервисом.
• 8. Перейти в Базу знаний — открывает статью базы знаний сразу по тому разделу, в котором вы находитесь. Если ответа в базе нет — напишите в службу заботы CapinStock.

📋 Что можно отфильтровать
Панель фильтра открывается справа и работает в контексте текущего раздела. Отобрать партии можно по трём критериям — можно отмечать несколько значений сразу:

• Бренд — партии выбранного бренда;
• Цвет — партии выбранного цвета;
• Статус партии — отметьте один или несколько статусов, чтобы увидеть только партии на нужном этапе.

✅ Применение фильтра
После того как вы отметили нужные критерии, нажмите кнопку «Применить» внизу панели фильтра — в таблице останутся только партии, которые подходят под выбранные условия. Кнопка «Сбросить» рядом снимает все фильтры и возвращает полный список партий.

📂 Закрытые и активные партии
Отдельного «Архива партий» в сервисе нет — все партии, включая полностью закрытые, остаются в общем дереве, чтобы данные не терялись. Чтобы увидеть только доставленные партии, отметьте в фильтре статус «Груз доставлен». А чтобы скрыть закрытые и оставить только партии в работе — включите тумблер «Только в работе» в верхней панели.

Ниже — пошаговые сценарии типовых операционных действий. Если вы только начинаете работать с разделом, идите по сценариям А–Г — они покрывают 80% операционной работы.

Сценарий А. Я разместил новую заявку у поставщика — как отразить в учёте.
Партия уже попала в учёт через «План поставок» (автоматически или вручную) — см. подраздел 3.4. Дальше:
1. Раскройте партию и откройте блок «Состав партии», проверьте размеры. При необходимости скорректируйте фактические размеры заказа.

2. Если партию нужно передать поставщику или в транспортную компанию — скачайте её: в строке партии нажмите значок ⭳ (скачать) и сохраните данные партии в удобном формате (Excel, CSV или PDF). Файл можно использовать в пак-листах и инвойсах.

3. В столбце «Статус партии» поменяйте статус на «Заявка».

4. При желании заполните блок «Поставщик · транспорт · прочее по грузу» — контакты поставщика, транспортную компанию, менеджера.

Сценарий Б. Поставщик прислал инвойс — плачу первый аванс
1. В блоке «Оплата товара» в столбец «Первая часть оплаты за товар» внесите сумму в рублях.
2. В столбец «Дата первого платежа за товар» поставьте дату, когда деньги ушли с расчётного счёта.

3. Убедитесь, что в столбце «Стоимость партии в валюте оплаты» указана полная стоимость партии в валюте, согласованная с поставщиком, и выбрана соответствующая валюта.

4. Когда поставщик подтверждает старт производства — поменяйте статус партии с «Заявка» на «Производство».
Статус оплаты в блоке «Оплата товара» в этот момент стоит «Партия оплачена частично» — это правильно, оставляем его до момента полной оплаты.

Сценарий В. Поставщик задерживает отгрузку — как корректно отразить новые даты
В блоке «Даты закупок и доставок в цепочке поставок» внесите новую дату в столбец «Скорректированная дата отгрузки от производителя». Этого достаточно — сервис учтёт новую дату во всех связанных расчётах.

Если задержки повторяются, столбец можно обновлять неограниченное количество раз — каждый раз ставьте актуальную прогнозную дату от поставщика.

Сценарий Г. Груз пришёл на склад — как закрыть партию
1. В блоке «Даты закупок и доставок» в столбец «Фактическая дата доставки на наш склад (МСК)» поставьте дату фактического поступления товара на собственный склад.

2. Проверьте статусы оплат — все ли платежи закрыты или ещё остались. Если остались — внесите оставшиеся платежи и при их полной выплате переведите статусы в «Вся партия оплачена» и «Вся доставка оплачена».
3. В столбце «Статус партии» поменяйте статус на «Груз доставлен».

⚠️ Партия считается полностью закрытой только при выполнении всех трёх условий одновременно: «Груз доставлен» + «Вся партия оплачена» + «Вся доставка оплачена».

Сценарий Д. По факту привезли не 200 шт. размера S, а 187
В этом сценарии в учёте закупок и логистики ничего отдельно делать не нужно. Когда ваш склад или фулфилмент проведёт приёмку и отразит фактические остатки в вашей учётной системе (МойСклад или ручной учёт), сервис CapinStock автоматически подтянет эти остатки.
Если вы вносите остатки в CapinStock вручную, укажите эти остатки в сервисе на конец недели (на понедельник) — все расчёты автоматически учтут фактическое количество.

⚠️ Особые случаи
Отмена партии (поставщик отказался, сделка сорвалась)
Здесь у вас есть выбор в зависимости от того, как вы хотите учитывать историю несостоявшейся партии:

• Если по партии уже были произведены платежи и вы хотите оставить их в учёте — сохраните партию как есть. Платежи останутся в фактических расходах, но не будут попадать в стоимость замороженного актива в этом товаре, так как фактически товар не получен
• Если хотите полностью убрать партию из учёта и не учитывать платежи в стоимости замороженного актива и расчёте GMROI — удалите данные платежей и поставьте статус партии пустым. При следующем обновлении плана поставок партия удалится из таблицы учёта закупок и логистики

Несколько поставок одной партии (поставщик отгружает не одной отправкой, а двумя)
Если поставщик разбивает одну партию на несколько отправок (например, разные размеры в разное время), вам нужно разбить её на отдельные партии в «Плане поставок»:
1. Перейдите в раздел «План поставок» и вручную разбейте партию на нужное количество отдельных партий — например, две вместо одной. Укажите в каждой партии своё фактическое количество отгрузок.
2. После этого сервис пересчитает план автоматически.
3. Партии автоматически разобьются в учёте закупок и логистики на две отдельные строки.
4. По каждой партии в блоке «Состав партии» скорректируйте фактические размеры в каждой отправке.
5. Платежи за товар и логистику вносите по каждой партии отдельно — так как фактическая стоимость логистики на каждую отправку будет разной.

Раздел «Учёт закупок и логистики» — операционный центр сервиса. Её данные напрямую влияют на расчёты в других разделах.

🔗 Связь со «Схемами оплаты» (статья 2.7)
Когда партия закрывается (3 условия выполнены), фактическая себестоимость закупки и логистики на одну единицу автоматически попадает в «Схемы оплаты» и становится новой базой расчётов по этому товару. Это работает в рамках единой логики приоритетности данных по себестоимости: сервис всегда ориентируется на самые свежие по дате данные.

🔗 Связь с «БДС / Платёжным календарём» (Раздел 5)
Все фактические платежи, внесённые в учёте закупок и логистики, автоматически попадают в БДС как фактические оплаты по соответствующим строкам и товарам. В БДС вы можете:

• Сравнить плановые оплаты (количество и даты по графику) с фактическими
• Анализировать кассовый поток и точность планирования
• После закрытия партии — увидеть пересчитанный прогноз будущих оплат на основе новой фактической себестоимости

🔗 Связь с «Прогнозным GMROI» (Раздел 6)
Все данные из учёта закупок и логистики автоматически обновляются в расчёте прогнозной доходности.
Когда партия закрывается и появляется обновлённая себестоимость:

• Она автоматически попадает в «Схемы оплаты» как новая база
• Идёт в БДС, который пересчитывает прогноз будущих оплат
• Влияет на Прогнозный GMROI — так как GMROI считается на базе автоматически рассчитанного БДС, новый бюджет = новое значение GMROI по среднему замороженному активу

🔗 Связь с «Планом поставок (Закупок)» (Раздел 4)
Через «План поставок» партии попадают в учёт закупок и логистики двумя способами (см. 3.4):

🔗 Связь с «Калькулятором логистики» (Раздел 7)
Расчёты из калькулятора логистики передаются в учёт закупок и логистики в столбец «Ориентировочная стоимость логистики из калькулятора» в блоке «Оплата логистики». При работе с тарифом «Базовый» и выше эта подгруженная стоимость будет автоматически использоваться в расчёте блока «Итоговая себестоимость по партиям» (см. 3.3).